LA ENTREVISTA

Las entrevistas so utilizan para obtener información en forma verbal, a través de preguntas que propone uno como analista. Los entrevistados deben ser personas relacionadas de alguna manera con la organización, como los gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente. El analista puede entrevistar al persona sea de una manera individual o en grupos, algunos analistas prefieren esta técnica a las otras pero las entrevistas no son siempre la mejor fuente para recibir la información que deseamos.

Dentro de una empresa, la entrevista es la técnica mas beneficiosa que tiene un analista para obtener datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de información que se da de cara a cara. Esto viene siendo un canal de comunicación entre el analista y la empresa.


¿PARA QUE SIRVE?
Pues sirve porque en ella se obtienen información acerca de las necesidades de una organización y se busca la manera de como satisfacerlas, se puede decir que sirven también porque ofrecen al analista una excelente oportunidad para crear un ambiente de simpatía con el usuario, lo cual es muy importante en el tiempo en que se de el estudio.



PREPARACIÓN DE UNA ENTREVISTA.

• Establecer la posición que ocupa el entrevistado dentro de la organización, cuales son su responsabilidades, que actividades  realiza, etc.
• preparar las preguntas que se van a trazar, así como los documentos que van a necesitar.
• Fijar el tiempo necesario para realizar la entrevista.
• Elegir un lugar cómodo para así poder llevar a cabo la entrevista.
• Acordar con el entrevistado una cita con una debida anticipación.

TIPOS DE ENTREVISTAS

• Estructurada: Es también llamada entrevista formal, esta caracterizada por estar estrictamente normalizada, se trazan preguntas idénticas y en el mismo orden a cada uno de los entrevistados que deben escoger las respuestas entre dos, tres o mas alternativas que les ofrezcan.

Entre las ventajas encontramos que:

• Se necesita un limitado entrenamiento del entrevistador.
• Resulta en entrevistas mas pequeñas.
• Es mas fácil de administrar y evaluar.
• Asegura una elaboración similar de las preguntas para todos los entrevistados.

Entre las desventajas encontramos que :

• Requiere un alto costo de preparación.
• Es difícil obtener información confidencial.
• Se limita la posibilidad de progresar en un tema que surja durante la entrevista.

• No estructurada: Es mas flexible y abierta, esta técnica no es mas que realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista.

Entre las ventajas encontramos que:

• El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas correspondiente a quien responde.
• El entrevistador puede explotar áreas que surgen naturalmente durante la entrevista.
• Puede recoger información de áreas en las que pensó que no eran importantes.

Entre las desventajas encontramos que :

• Puede recoger información extraña.
• toma tiempo extra recoger la información realmente importante.
• El análisis y los resultado de esta misma pueden ser muy largos.

CONSIDERACIONES PARA LA ENTREVISTA

• Hay que tratar de familiarizarse con la empresa y el tipo de persona que en ella se encuentra, para hacer esto debemos identificarnos con la misión, visión, organigrama, etc. Todo lo que nos pueda servir para darnos una idea general de la empresa.
• debemos establecer unos objetivos bien claros antes de hacer las preguntas de la entrevista.
• Seleccionar a las personas que vamos a entrevistar.
• Elaborar un plan de entrevista.
• Hacer una cita con anticipación, recordar a las personas que hay que entrevistar, el día y la hora en que se realizara.

PUNTOS IMPORTANTES A TRATAR

• Llegar temprano a la entrevista.
• saludar al entrevistado con un apretón de mano y vestirnos de forma adecuada.
• Registrar todos lo datos mas importantes de la entrevista para no perder en contacto visual.
• Si vamos a usar grabadora o cámaras de vídeos pedir permiso primero.
• Escribir el reporte inmediatamente despues de la entrevista para que no se olvide detalles importantes.
• Validar la información con la persona entrevistada para evitar malos interpretaciones de la información. 

POSTURA DEL ENTREVISTADOR

• Primero que todo hay que escuchar, después hablar para interrumpir al entrevistado.
• Evitar que el entrevistado se sienta mal porque no esta haciendo su trabajo bien.
• En el momento de la entrevista no tratar al entrevistado de forma amigable, pero si de una manera sencilla y formal.
• No utilizar palabras difícil de entender.

ERRORES TÍPICOS A EVITAR

• Entrevistar al personal inadecuado en el momento inadecuado.
• Crear malas relaciones entre el entrevistador y el entrevistado.
• Hacer preguntas que no van al caso.

ÉXITO DE UNA ENTREVISTA

Para asegurar el éxito de una entrevista hay que tener una serie de pasos a seguir, como son:

• Definir la entrevista por adelantado
• Comenzar la entrevista dando una breve introducción del tema a tratar.
• Prepararnos e informarnos sobre el tema a tratar en la entrevista.º